První kroky · 6/7
První měsíc
Na konci prvního měsíce zkontrolujete docházku, opravíte chyby a předáte podklady do mzdové účtárny. Tato kapitola je kontrolní seznam: co sledovat v průběhu měsíce, jak projít varování, jak vytisknout výkazy a na co se podívat před odesláním na mzdy.
Během měsíce
Jednou týdně otevřete Reporty → Všechny příchody a zaškrtněte políčko „Chyba“. Zobrazí se karty s varováním. Chyby opravujte hned, dokud si zaměstnanec pamatuje, co se stalo.
Systém každých pět minut přepočítává varování u příchodů za poslední tři měsíce a na začátku měsíce vytvoří všem aktivním zaměstnancům placené volno za státní svátky. Svátek se tedy ve výkazu objeví sám.
Tři druhy varování
- Neodepsaný příchod! Příchod z dřívějšího dne nemá odchod. Zaměstnanec zapomněl odejít. Na terminálu je jeho dlaždice červená s vykřičníkem.
- Tento příchod se prolíná s jiným příchodem! Dvě karty zaměstnance se časově překrývají. U varování je číslo druhé karty jako odkaz. Přestávky se do překrytí nepočítají.
- Datum odchodu se liší od data příchodu! Odchod je v jiný den než příchod. Varování se nezobrazí zaměstnancům se zaškrtnutými Nočními směnami.
Varování zmizí, jakmile kartu opravíte. Podrobně je popisuje kapitola Karty příchodů.
Schvalování nadřízeným
Nadřízený vidí karty svých podřízených (viz kapitolu Nadřízení). Zkontroluje jejich výkaz za měsíc, opraví chyby a vytiskne PDF k podpisu.
Měsíční výkaz
- Reporty → Měsíční výkaz.
- Vyberte rok, měsíc a zaměstnance a klikněte na „Zobrazit výpis“.
- Nahoře uvidíte požadovaný fond hodin a počet pracovních dní. Je-li zapnutý přesčas, vidíte i přesčas z minulého měsíce.
- Dny s varováním jsou červené. Dny, ve kterých zaměstnanec nic nezapsal, jsou červené jen tehdy, pokud je zapnuté upozornění na chybějící dny.
- Dole je souhrn: odpracované hodiny, dovolená, nemoc, doktor, placené volno, náhradní volno, celkem a přesčas.
Tlačítko s tiskárnou otevře PDF, které jde vytisknout nebo uložit. Je-li zapnuté, na PDF je místo pro podpis zaměstnance a nadřízeného.
Mzdový výkaz
Je-li v Systému zapnuto „Mzdové výkazy“, je v menu Reporty položka „Mzdový výkaz“. Ten odečte přesčasové minuty ode dnů s přesčasem tak, aby měsíc vyšel na požadovaný fond hodin. Funguje jen tehdy, když má zaměstnanec za měsíc přesčas. Jinak se zobrazí zpráva, že výkaz nelze vytvořit, protože nebyl dosažen hodinový fond.
Exporty
- PDF je dostupné ve všech výkazech (tlačítko s tiskárnou).
- XLS zatím není k dispozici.
- Další formáty (například XML pro mzdové programy) připravujeme.
Před odesláním na mzdy
- Nezůstal žádný neodepsaný příchod (červená dlaždice, varování „Neodepsaný příchod!“).
- Žádné varování o překrytí karet.
- U každého zaměstnance zkontrolujte, že souhlasí součet dnů (dovolená, nemoc, doktor, placené volno).
- Dny označené jako „manipulované“ prověřte v Historii. Takový den obsahuje příchody, které upravil někdo jiný než zaměstnanec.
- Je-li zapnuté stravné, ověřte počet dní stravného.
- Měsíční výkaz vytiskněte a nechte podepsat.
Tipy
- Chyby opravujte průběžně, ne až poslední den měsíce.
- Pokud chybí jeden den, doplňte ho v „Zadat příchod/y“ (kapitola Karty příchodů).