Funkce
Dvanáct modulů jednoho docházkového systému, od terminálu u vchodu po měsíční výkaz pro mzdy. Volitelné moduly zapnete v nastavení, až je budete potřebovat.
Dotykové ovládání
Terminál u vchodu zobrazí dlaždice zaměstnanců a příchod nebo odchod zapíše jediným dotykem. Žádné přihlašování, žádné kartičky v kapse, žádné papíry. Firma vidí, kdo je právě v práci, a zaměstnanec má na očích i svůj dnešní přesčas.
- Typy příchodu přímo na terminálu: Normal, Služební cesta, Práce doma, Doktor, Nemoc, Dovolená, Placené volno, Náhradní volno a Přestávka s Návratem z přestávky.
- Dialog Odchod nabízí navíc tlačítka „do konce dne“ (dovolená, nemoc, doktor, služební cesta, placené volno); která tlačítka se zobrazí, si firma nastaví.
- Dialog „Vytvořit nový příchod / více příchodů“ založí dovolenou či nemoc na jeden den i na více dnů dopředu.
- Počet sloupců s dlaždicemi, zobrazení kódu zaměstnance pod jménem i skrytí typu nepřítomnosti na veřejném tablu jsou volitelné.
- Příchody a odchody lze volitelně chránit heslem; neodepsaný příchod je na dlaždici hned vidět.
- Terminál reaguje okamžitě, bez čekání na načítání stránky.
Mobilní přístup
Zaměstnanci, kteří nejsou u terminálu, si příchod a odchod zapíšou z telefonu. Mobilní stránka je na stejné firemní instalaci, takže data jsou vždy na jednom místě. Hodí se pro práci z domova, služební cesty i terén.
- Stačí otevřít adresu systému v telefonu: systém telefon rozpozná a zobrazí mobilní rozhraní, které pracuje jen s docházkou přihlášeného uživatele, ne s terminálem se všemi zaměstnanci.
- Velká tlačítka pro Normal, Práci doma, Služební cestu, Doktora, Přestávku a Odchod.
- Varianty „do konce dne“: nemoc, dovolená, doktor, služební cesta, placené volno.
- Možnost vyplnit čas příchodu či odchodu aktuálním okamžikem a rychlý zápis jízdy do knihy jízd.
- Volba „Neodhlašovat“ a osobní odkaz pro automatické přihlášení.
Čipy a karty
K terminálu připojíte běžnou čtečku čipů nebo karet a zaměstnanci se zapisují přiložením čipu. Funguje jakákoli čtečka, která se počítači hlásí jako klávesnice: nejběžnější je USB čtečka RFID 125 kHz (EM4100) s levnými čipy a kartami, pro vyšší bezpečnost lze použít čtečku MIFARE nebo jinou. Čipy přiděluje správce a systém eviduje, kdy a kým byl který čip přiřazen.
- Žádný speciální hardware: stačí čtečka, která se chová jako klávesnice (po přiložení „napíše“ kód čipu). Připojíte ji přes USB k počítači nebo tabletu terminálu a nic dalšího neinstalujete.
- Nejběžnější volba je USB čtečka RFID 125 kHz pro čipy EM4100, k dostání od stovek korun u řady prodejců (např. LaskaKit); čipy a karty vyberete podle zvolené čtečky, pro 125 kHz stojí jednotky korun za kus.
- Chcete-li vyšší bezpečnost, použijte čtečku MIFARE (13,56 MHz) nebo jiný standard; systém pracuje s kódem, který čtečka vydá, takže typ čipu neomezuje.
- Tři režimy: čipy vypnuty, „Přístup pouze pomocí čipu“ a „Přístup čipem i dotykem“.
- Přiřazení čipu zaměstnanci se potvrzuje čipem správce; čip, který nepatří správci nebo nikomu, systém odmítne.
Karty příchodů
Každý příchod je karta s časem příchodu a odchodu, typem, poznámkou a dobou trvání. Systém sám hlídá podezřelé karty a upozorní na ně dřív, než skončí měsíc. Opravy a schvalování mají jasná pravidla a zanechávají stopu.
- Karta ukazuje příchod, odchod, typ, poznámku, dobu trvání a přesčas dnes; mezi kartami zaměstnance se listuje šipkami.
- Tři druhy upozornění: „Neodepsaný příchod!“, „Datum odchodu se liší od data příchodu!“ a „Tento příchod se prolíná s jiným příchodem!“.
- Přehled „Vypsat podezřelé“ ukáže jen karty s upozorněním; upozornění se přepočítávají automaticky.
- Volitelný schvalovací systém: karty schvaluje nadřízený nebo administrátor.
- Úpravu karty lze omezit jen na nadřízeného; den, kde s kartou zasáhl někdo jiný, je ve výkazu označen.
- Mazání karty vyžaduje potvrzení a zapisuje se do historie.
Firemní hierarchie
Systém zná firemní strukturu: každý zaměstnanec může mít nadřízeného a každý nadřízený vidí a schvaluje své lidi. Běžný zaměstnanec vidí jen sebe, vedoucí svůj tým, administrátor všechny. Přehled struktury je na jedné obrazovce.
- Nadřízený schvaluje dovolené, návštěvy lékaře a další karty svých podřízených.
- Hierarchie je víceúrovňová: nadřízený vidí i podřízené svých podřízených.
- Stránka „Struktura zaměstnanců“ vykreslí celý strom včetně pozic.
- Volba „vidět jen podřízené“ omezí, koho smí uživatel v systému zobrazit.
- Typy zaměstnanců: Aktivní, Bývalý (s datem ukončení poměru) a Imaginární, určený jen pro vstupní terminál.
- Administrátor může každému zaměstnanci nastavit podřízené a reporty.
Výkazy práce
Měsíční výkaz, který dřív vznikal v tabulce, je hotový na kliknutí a v PDF. Ukáže odpracované hodiny, dovolenou, nemoc, přesčasy i chybějící dny. Firma si sama zvolí, co ve výkazu má být a co ne.
- Výkazy v PDF: Měsíční výkaz, Rozšířený měsíční výkaz, Mzdový výkaz a Kniha jízd; PDF lze také vytisknout.
- Mzdový výkaz je volitelný modul (Mzdové výkazy) a vznikne jen tehdy, když zaměstnanec dosáhl požadovaného hodinového fondu.
- Denní a přehledové výpisy: dnešní, včerejší, všechny, vlastní, podezřelé, s filtrem podle zaměstnance a data.
- Volitelné prvky: sloupec přestávek, práce z domova, přesčas za den, sumy pod výpisem, chybějící dny, odměny (i v procentech), podpis zaměstnance a nadřízeného, součet dnů stravného, externí ID.
- Výkaz lze otevřít za zvolený měsíc, rok a zaměstnance; nadřízený vidí výkazy svých podřízených.
- Export výkazů do XLS a dalších formátů, například XML pro mzdové programy. připravujeme
Pracovní doby s přesčasy
Systém počítá přesčasy průběžně, den po dni, a přenáší je do dalších měsíců. Každý zaměstnanec má svůj úvazek a svou pracovní dobu, takže přesčas i chybějící hodiny jsou vidět hned, ne až při uzávěrce. Pravidla si firma nastaví sama.
- Denní hodinový úvazek na zaměstnance a minimální přestávka za den; úvazek 0 pro zaměstnance placené hodinově.
- Povinná přestávka na oběd se odečítá od určitého času; pracovní doba od–do a čas, od kterého je příchod označen jako pozdní.
- Přesčasy se zapínají pro firmu i pro jednotlivého zaměstnance; lze nastavit minimální uznatelný přesčas.
- Volba „Nulový přesčas na začátku měsíce“ – přesčasy se pak do dalšího měsíce nepřenášejí; jinak je výkaz ukazuje jako „Přesčas z minula“.
- Noční směny: zaměstnanec pracující přes půlnoc nedostává falešné upozornění na neodepsaný příchod.
- Evidence stravného: den je nárokován, když zaměstnanec odpracuje více než zvolený počet hodin.
Kniha jízd
Služební vozy a jízdy se evidují přímo v docházce, takže kniha jízd vzniká sama. Zaměstnanec zapíše jízdu na mobilu nebo na terminálu, firma si na konci měsíce vytiskne PDF. Odpadá přepisování tachometru z papírků.
- Evidence vozidel: výrobce, model, RZ, odpovědný zaměstnanec a uživatelé vozu.
- Vlastnictví vozu: Služební, Osobní nebo Služební k soukromým jízdám; zaměstnanci lze povolit volné a soukromé jízdy.
- Jízda eviduje místo a čas odjezdu a příjezdu, stav tachometru, ujeté kilometry a tankování (množství, cena, spotřeba).
- Jízda je navázaná na záznam příchodu; počátek jízdy se předvyplní z místa výkonu práce.
- Pomocník „Vyplnit jízdy“ pomáhá doplnit jízdy podle počátečního a konečného stavu tachometru.
- Měsíční Kniha jízd za vůz jako PDF a přehled cest za zaměstnance; modul CAR se zapíná v nastavení.
Informační e-maily zaměstnancům
Chcete všem říct, že se mění provoz, nebo jednomu člověku poslat konkrétní informaci? Správce napíše e-mail jednou, vloží do něj jméno či telefon příjemce a odešle ho vybraným zaměstnancům. Systém si pamatuje, komu a kdy byl odeslán.
- Správce vytváří a maže šablony e-mailů (předmět + text) v administraci.
- Zástupné znaky doplní údaje příjemce: jméno, příjmení, titul, login, e-mail, mobil, telefon (i ve formátu s mezerami), pozici, a také aktuální čas a datum.
- Odeslání vybranému zaměstnanci jedním kliknutím; stav „Odesláno“ / „Neodesláno“ u každého příjemce.
- Modul INFOMAIL se zapíná v nastavení firmy.
- Stejně se zaměstnancům posílají i přístupová hesla: náhodné heslo s informačním e-mailem.
Historie změn
Když si zaměstnanec nebo nadřízený upraví kartu, systém to zapíše: kdo, kdy, co a jaká byla původní hodnota. Díky tomu se dá zpětně vysvětlit, proč je ve výkazu zrovna tento čas. Spor o docházku se pak řeší fakty.
- U každé změny pole je uvedeno „Změněno pole … na …“ a „Původní hodnota byla …“; zapisuje se i vyplnění a smazání pole.
- Zaznamenává se vytvoření, úprava i smazání karty, zaměstnance, jízdy a tankování.
- Každý příchod, odchod, přestávka, návštěva lékaře i služební cesta jsou v historii; označuje se, zda šlo z mobilu.
- Zaznamenává se úspěšné i neúspěšné přihlášení.
- Filtr podle data, zaměstnance, autora změny a čísla karty; stránkování.
- Nadřízený vidí jen historii lidí, které smí zobrazit; administrátor všechno.
Svátky a volno automaticky
České státní svátky si systém založí sám. Každému aktivnímu zaměstnanci vytvoří na svátek placené volno, takže výkaz sedí bez ručního doplňování. Nikdo nemusí na nic myslet a nikomu nechybí hodiny.
- Zná všech 13 českých svátků: Nový rok, Velký pátek, Velikonoční pondělí, 1. a 8. května, 5. a 6. července, 28. září, 28. října, 17. listopadu a 24., 25. a 26. prosince.
- Svátek se zapíše jako „Placené volno“ s poznámkou „Svátek“ v pracovní době zaměstnance.
- Svátky připadající na sobotu či neděli se přeskočí.
- Zaměstnanec přijatý v průběhu měsíce dostane svátky doplněné zpětně; opakované spuštění nic nezdvojí.
- Stejná úloha (každých 5 minut) znovu přepočítá upozornění za poslední tři měsíce.
Široká konfigurovatelnost
Každá firma má vlastní systém na vlastní adrese a přizpůsobí si ho svým pravidlům. Moduly se zapínají a vypínají podle potřeby. Vaše data jsou oddělená od ostatních firem a každý vidí jen to, co smí.
- Každá firma má vlastní systém na vlastní adrese (např. firma.attendees.eu); vaše data jsou uložena odděleně a vidíte je jen vy.
- Nastavení ve skupinách Obecné, Tablo, Chování, Měsíční výkaz a Čip / karta: jazyk, název firmy, titulek, logo a přihlašovací popisek.
- Volitelné moduly: čipy, vozidla (CAR), Infomail, stravné a mzdové výkazy.
- Hesla jsou uložena bezpečně a v čitelné podobě je nevidí nikdo, ani provozovatel.
- Role Normální a Administrátor, oprávnění k zobrazení a úpravě karet podle nadřízeného, osobní odkaz pro automatické přihlášení s náhodným tokenem.
- Úspěšná i neúspěšná přihlášení se zapisují do historie; po delší neaktivitě je uživatel odhlášen.
Založte si vlastní systém
Do 5 zaměstnanců zdarma. Stačí doména, e-mail a název systému; instalaci spustíte odkazem z e-mailu.