Attendees
EN Založit systém

Každodenní používání · 6/10

Kniha jízd

Kniha jízd eviduje jízdy firemními auty: odkud kam, kdy, kolik kilometrů a kdo řídil. Tato kapitola popisuje, jak přidat auta a jejich řidiče, jak zapisovat jízdy (z telefonu při služební cestě) a jak vytisknout měsíční knihu jízd.

Zapnutí modulu

Modul Auta nemá přepínač v obrazovce Systém. Položky „Seznam vozidel“ (Admin) a „Kniha jízd“ (Reporty) jsou v menu vždy. Pokud knihu jízd nepoužíváte, auta nezakládejte.

Přidání auta

Auta spravuje jen správce.

  1. Admin → Seznam vozidel.
  2. Klikněte na zelený kruh s plusem vpravo od záložek aut.
  3. Zadejte název auta a klikněte na „Vytvořit“. Vy se stanete odpovědným zaměstnancem i jediným řidičem.
  4. Na záložce nového auta vyplňte pole:
    • Vozidlo (název), Výrobce, Model, RZ (registrační značka),
    • Vlastnictví: Služební, Osobní, nebo Služební k soukromým jízdám,
    • Poznámka.
  5. Uložte ikonou diskety.

Každé auto má vlastní záložku. Smazání provedete červeným křížkem dole a potvrzením „Opravdu chcete smazat tento vůz?“.

Admin → Seznam vozidel, záložka auta s výrobcem, modelem, RZ a řidiči

Řidiči a odpovědný zaměstnanec

V poli Vlastníci (kdo smí auto používat) jsou tlačítka se jmény:

  • kliknutím na jméno nastavíte odpovědného zaměstnance (tmavé tlačítko),
  • křížkem u jména řidiče odeberete,
  • zeleným kruhem s plusem řidiče přidáte (dialog „Vyberte zaměstnance“, tlačítko „Přidat“).

Kniha jízd auta je přístupná správci, odpovědnému zaměstnanci a všem řidičům, kterým je auto sdílené.

Zápis jízdy z telefonu

Zaměstnanec s přiděleným autem zapíše jízdu při služební cestě v mobilní verzi:

  1. Na mobilu zvolte „Služební cesta“.
  2. Klepněte na ikonu auta.
  3. Vyberte auto. Stav tachometru se předvyplní z poslední jízdy tohoto vozu.
  4. Vyplňte čas odjezdu, místo odjezdu, cíl a stav tachometru při odjezdu. Čas příjezdu a stav na cíli doplníte po příjezdu.
  5. Zaškrtněte „Zpáteční“, pokud jedete tam i zpět.
  6. Případně přidejte tankování (množství a cena).
  7. Uložte zaškrtnutím.

Jízdu jde na stejné cestě znovu otevřít a opravit.

Mobilní zápis jízdy: auto, čas a místo odjezdu, cíl a stav tachometru

Měsíční kniha jízd

  1. Reporty → Kniha jízd.
  2. Vyberte rok, měsíc a auto a klikněte na „Zobrazit výpis“.
  3. Vidíte údaje o autu, poslední stav tachometru a tabulku jízd: den, časy, místa, tachometr od a do, ujeté kilometry, řidič, palivo, cena a podpis.
  4. Dole jsou součty: kilometry služební a soukromé, natankováno a průměrná spotřeba.
  5. Ikona PDF vpravo nahoře otevře PDF knihy jízd. V zápatí PDF je řádek pro podpis zaměstnance a nadřízeného.

Správce a nadřízený řidiče mohou jízdu přímo v řádku opravit nebo smazat. U jízd se zpáteční cestou se zobrazí dva řádky. Kniha jízd se vede podle vozu.

Měsíční kniha jízd vozu s jízdami, tachometrem, tankováním a součty

Cestovní výkaz

Reporty → Cestovní výkaz ukazuje jízdy jednoho zaměstnance za měsíc (den, časy, místa, kilometry, druh cesty, řidič, palivo, cena, podpis). Hodí se pro cestovní příkaz.

Cestovní výkaz zaměstnance se jízdami za měsíc

Tipy

  • V seznamu aut v Reportech vidíte jen auta, ke kterým máte přístup (správce všechna).
  • Tankování v knize jízd zadávejte hned. Dohledávat se špatně.
  • Řidiče auta přidávejte před první jízdou. Jinak jim ikona auta na mobilu chybí.

Časté problémy

  • Na mobilu nevidím ikonu auta. Nejste na služební cestě, nebo vám správce auto nepřiřadil.
  • Kniha jízd ukazuje „Žádná jízda nenalezena“. Za zvolený měsíc a auto není žádný zápis.