Uchovávání a výmaz údajů

Tento dokument uvádí, jak dlouho provozovatel docházkového systému Attendees Ing. Matěj Kmínek, IČ 02877961, uchovává údaje na webu attendees.eu a v docházkových systémech zákazníků, a jak si zákazník může data exportovat nebo nechat vymazat. Doplňuje zásady ochrany osobních údajů a článek 4.9 zpracovatelské smlouvy.

Web attendees.eu#

Údaje z webu zpracovává provozovatel jako správce. Uchovává je po tyto doby:

Údaje	Doba uchování	Jak zanikají
Žádost o instalaci (firma, e-mail, subdoména, licence, IP adresa)	do zobrazení hesla správce; nedokončená žádost 2 hodiny	automatický výmaz z databáze webu
Záznam o souhlasu s podmínkami a zpracovatelskou smlouvou (adresa systému, e-mail, licence, verze dokumentů, čas, IP adresa)	po dobu trvání smlouvy a 3 roky po jejím skončení	ruční výmaz po uplynutí lhůty
Hašovaná IP adresa pro omezení kontaktního formuláře	1 hodina	automatické vypršení v mezipaměti
Zprávy z kontaktního formuláře	3 roky po skončení smlouvy	ruční výmaz z poštovní schránky provozovatele
Fakturační údaje a faktury	10 let od konce zdaňovacího období	ruční výmaz po uplynutí zákonné lhůty
Přístupové záznamy webového serveru	90 dní	automatická rotace záznamů
Chybové záznamy aplikace (Tracy)	30 dní	automatický výmaz

Docházkové systémy zákazníků#

Údaje v docházkovém systému zpracovává provozovatel jako zpracovatel pro zákazníka. O jednotlivých záznamech (zaměstnanci, docházka, jízdy) rozhoduje zákazník: může je kdykoli upravit nebo smazat přímo v systému. Za stanovení vlastních lhůt pro uchování docházky podle pracovněprávních a daňových předpisů odpovídá zákazník jako správce. Provozovatel uchovává systém jako celek po tyto doby:

Stav systému	Doba uchování	Co se stane potom
Aktivní systém (bezplatný nebo s platnou licencí)	po celou dobu trvání smlouvy	–
Bezplatný systém, ve kterém 2 měsíce nikdo nezaznamenal docházku ani se nepřihlásil	do uplynutí 2 měsíců bez záznamu docházky a přihlášení	provozovatel 14 dní před výmazem pošle správci systému upozornění e-mailem; pokud se v systému do výmazu nikdo nepřihlásí ani nezaznamená docházku, systém včetně databáze a adresáře vymaže
Export nevyužitého systému pořízený před jeho výmazem	30 dní	automatický výmaz
Systém po skončení smlouvy	30 dní	provozovatel data podle volby zákazníka předá nebo vymaže; bez volby je po 30 dnech vymaže
Zálohy systému	30 dní	zálohy se průběžně přepisují; po uplynutí této doby už žádná záloha vymazaný systém neobsahuje
Chybové záznamy systému (logy)	30 dní	automatický výmaz
Historie změn v systému	po dobu trvání systému	zaniká s výmazem systému; zákazník ji může v systému filtrovat

Výmazem systému se rozumí smazání jeho databáze, databázového uživatele a adresáře na serveru včetně konfigurace, logů, relací a obrázků. Adresa systému se tím uvolní pro jiné použití.

Před výmazem nevyužitého bezplatného systému pořídí provozovatel jeho export (databázi a měsíční výkazy), aby šel systém obnovit, kdyby byl vymazán omylem. Export uchovává 30 dní na svém serveru mimo dosah webu a pak ho automaticky vymaže.

Jak požádat o export#

Zákazník si může kdykoli sám stáhnout výkazy ve formátu PDF (měsíční výkazy, seznamy příchodů, kniha jízd) přímo ze systému, viz dokumentace.

O úplný export databáze ve formátu SQL požádá správce systému e-mailem na [email protected] z e-mailové adresy uvedené v systému. V žádosti uvede adresu systému. Provozovatel export připraví do 10 pracovních dní a předá ho zabezpečeným odkazem s omezenou platností. Export je při skončení smlouvy zdarma; častější exporty může provozovatel zpoplatnit podle skutečně vynaložených nákladů.

Jak požádat o výmaz#

Zákazník může požádat o výmaz celého systému kdykoli, i před skončením smlouvy, e-mailem na [email protected] z e-mailové adresy správce systému. Provozovatel před výmazem žádost ověří odpovědí na tuto adresu, protože výmaz je nevratný. Výmaz provede do 30 dní od ověření a potvrdí ho e-mailem. Kopie v zálohách zaniknou nejpozději po uplynutí doby uchování záloh.

Žádosti zaměstnanců zákazníka o výmaz jejich vlastních údajů vyřizuje zákazník jako správce, nejlépe přímo v systému. Pokud takovou žádost dostane provozovatel, předá ji zákazníkovi.

Výjimky#

Údaje, které musí provozovatel uchovat podle zvláštního předpisu (například faktury), nebo které potřebuje k ochraně svých právních nároků, uchová jen po nezbytně nutnou dobu a jen v nezbytném rozsahu.