Technická a organizační opatření

Tento dokument popisuje technická a organizační opatření, kterými provozovatel Ing. Matěj Kmínek, IČ 02877961, zabezpečuje osobní údaje v docházkovém systému Attendees a na webu attendees.eu podle článku 32 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Je přílohou 2 zpracovatelské smlouvy.

Opatření odpovídají povaze zpracovávaných údajů (evidence docházky, kontaktní údaje, jízdy), riziku pro zaměstnance zákazníků a velikosti provozu. Provozovatel je pravidelně přezkoumává, nejméně jednou ročně a po každé významné změně systému.

Oddělení zákazníků#

• Každý zákazník má vlastní databázi a vlastního databázového uživatele, který má oprávnění jen k této databázi. Systém jednoho zákazníka nemůže číst data jiného zákazníka.
• Každý systém má vlastní adresář na serveru se svou konfigurací, logy, dočasnými soubory, relacemi a obrázky. Přístupové údaje k databázi jsou v konfiguračním souboru čitelném jen pro účet webového serveru.
• Nový systém dostává při instalaci vlastní náhodně vygenerované heslo do databáze a vlastní klíč API.

Řízení přístupu#

• K serveru má přístup jen provozovatel. Server je sdílený s dalšími aplikacemi provozovatele; účet, pod kterým běží Attendees, přijímá přes SSH výhradně autentizaci klíčem (bez hesla), správcovský účet je chráněn silným heslem a omezením počtu pokusů o přihlášení.
• Uživatelé systému se přihlašují jménem a heslem. Správce zákazníka určuje role (správce, nadřízený, zaměstnanec) a nastavuje, zda nadřízený vidí jen své podřízené.
• Provozovatel do systému zákazníka nevstupuje, pokud to není nutné k podpoře na žádost zákazníka, k řešení incidentu nebo k údržbě.

Šifrování při přenosu#

• Web i všechny systémy jsou dostupné výhradně přes HTTPS (TLS).
• Web posílá bezpečnostní hlavičky, mimo jiné zásady zabezpečení obsahu (Content Security Policy), které brání vložení cizích skriptů.
• E-maily odesílá vlastní poštovní server provozovatele (mail.kminet.eu), žádná třetí strana k nim nemá přístup.

Hesla#

• Hesla uživatelů se ukládají výhradně jako haš algoritmem argon2id; v čitelné podobě se neukládají ani nezobrazují provozovateli.
• Heslo prvního správce se po instalaci zobrazí jen jednou na stránce instalace a e-mailem se neposílá; žádost o instalaci se poté smaže.
• Odkazy na obnovu hesla se ukládají jen jako haš a mají omezenou platnost.

Zálohování a obnova#

• Databáze a soubory systémů se zálohují denně; zálohy se uchovávají 30 dní.
• Zálohy jsou uloženy na samostatném serveru provozovatele v České republice, odděleném od serveru, na kterém systémy běží; přístup k nim má jen provozovatel.
• Obnova ze zálohy se ověřuje čtvrtletně zkouškou obnovy.

Záznamy o činnosti#

• Systém zaznamenává změny docházky a nastavení (kdo, kdy, co změnil) do historie, kterou vidí správce zákazníka.
• Webový server zaznamenává přístupy; aplikace zapisuje chybová hlášení (logy nástroje Tracy), která se uchovávají 30 dní. Chybová hlášení instalátoru se zapisují jako text bez parametrů volání, aby neobsahovala přístupové údaje.
• Formuláře webu jsou chráněny proti zneužití: omezení počtu odeslání z jedné IP adresy a na jeden e-mail, ověření Cloudflare Turnstile a skryté pole proti robotům.

Aktualizace#

• Operační systém, PHP a databázový server se aktualizují pravidelně, bezpečnostní opravy bez zbytečného odkladu.
• Nové verze systému Attendees se před nasazením testují automatickými testy a statickou analýzou kódu.
• Závislosti aplikace jsou pevně dané v souboru se zámkem verzí a aktualizují se řízeně.

Řešení incidentů#

• Postup při porušení zabezpečení osobních údajů popisuje dokument Postup při porušení zabezpečení: zjištění, posouzení, omezení dopadů, oznámení zákazníkům bez zbytečného odkladu a dokumentace.
• Neúspěšná instalace systému po sobě uklidí jen to, co sama vytvořila, a důvod selhání se zapíše do logu.

Personální opatření#

• Provozovatel podniká sám, bez zaměstnanců. K údajům zákazníků nemá přístup nikdo jiný.
• Provozovatel je vázán mlčenlivostí podle zpracovatelské smlouvy. Pokud by v budoucnu zapojil další osobu, zaváže ji k mlčenlivosti a přidělí jí jen nezbytná oprávnění.

Fyzické zabezpečení#

• Server je umístěn v datovém centru poskytovatele hostingu v České republice (SecurityNet.cz s.r.o. (značka Hukot), U Velorexu 1301, 564 01 Žamberk, IČ 27501418). Fyzický přístup, napájení, chlazení a protipožární ochranu zajišťuje poskytovatel hostingu.
• Provozovatel nemá k serveru fyzický přístup; spravuje ho výhradně vzdáleně.