Přihlášení

Po založení vlastního systému dostane každý systém svou unikátní adresu typu system.attendees.eu . Toto je základní adresa na které se přihlašuje jak vstupní kiosek, tak jednotliví zaměstnanci při připojení z domova.

Po otevření systému uživatel vloží přihlašovací údaje a stisknutím Přihlásit se dostane do systému. Přihlašovací údaje jednotlivym zaměstnancům poskytuje administrátor systému.

Zaškrtněte Neodhlašovat pro trvalé přihlášení na počítači.

Každý vstupní kiosek, používaný ve firmě se přihlašuje pomocí vlastního uźivatelského jména a hesla.

Vzhled

Vzhled aplikace. Zde si zaměstnanci ťukáním na tlačítka zapisují příchody a odchody. Je zde přehledně vidět kdo ze zaměstnanců je přítomen, či kdo je na dovolené, u doktora, atd.

Obrazovka má tři části - levý panel s příchodovými tlačítky, střední panel s právě zobrazenou kartou příchodu a seznam přítomných zaměstnanců napravo.

Panel s tlačítky

Abecedně seřazený seznam tlačítek zaměstnanců, na něž zaměstnanci klikají příchody a odchodu (včetně přestávek, doktorů, služebních cest apod.) Tlačítko se zobrazuje v různých barevných provedeních, v závislosti na stavu zaměstnance, viz Typy příchodů a barvy.

Administrátor může nastavit zabezpečení heslem anebo čipem. Při zabezpečení heslem se po kliknutí na tlačítko nejprve zobrazí dialog pro zadání hesla. Při zabezpečení čipem je nutné přiložit k čtečce čip pro příchod / odchod - samotné ťuknutí na tlačítko nic nedělá.

Příchodová karta

Příchodová karta zobrazuje vždy veškeré detaily jednoho příchodu. Po startu systému se zobrazí poslední zadaný příchod, při používání systému lze zobrazit jakoukoliv jinou kartu - buď z výpisu, nebo ze seznamu zaměstnanců napravo.

Karta obsahuje:


Jméno - Jméno zaměstnance
Typ - Typ příchodu. Výchozí je Normal, může být Přestávka, Nemoc, Práce doma...
Poznámka - Libovolná poznámka k příchodu, například u Služební cesty se často vyplňuje kam se jede
Příchod - Datum a čas příchodu. Hvězdička vedle vyplní akutální datum a čas
Odchod - Datum a čas odchodu. Hvězdička vedle vyplní akutální datum a čas
Pokud datum odchodu neodpovídá datu příchodu, u karty svítí varování! Pokud má firma nastavenou pevnou přestávku všech zaměstnanců na oběd, pod odchodem se zobrazí zaškrtávací tlačítko na oběd. Jeho zaškrtnutím se odečte pevná časová hodnota jako přestávka na oběd.
Stav - Stav karty. Může být Přítomen, Odešel či Neodepsán. U karty typu Neodepsán je potřeba ručně vyplnit datum a čas odchodu dle skutečného odchodu.
Odpracováno - Rozdíl mezi odchodem a příchodem. Tedy zaznamenává strávenou dobu této karty. Tato doba nezohledňuje přestávky v průběhu práce!
Přesčas - Přesčas k momentálnímu času. Vypočítá se vzorcem PD + ST - DČ, kde PD je přesčas z předchozího dne, ST je čas strávený dnes prací a DČ je dnešní čas k odpracování (v závislosti na nastaveném úvazku, nastavuje administrátor firmy) Počet dnešních příchodů - Počet příchodovych karet tohoto zaměstnance dnes vytvořených (mimo karet typu Přestávka, ty jsou níže). Normální je mít jednu, pokud je více než jedna, tlačítko zmodrá. Kliknutím na tlačítko se zobrazí tyto příchody ve výpisu.
Počet dnešních přestávek - Počet příchodových karet typu přestávka. Pokud přestávka je alespoň jedna, tlačítko svítí modře. Kliknutím na jede tlačítko se zobrazí tyto přestávky ve výpisu.
Pokud má firma nastavenou pevnou přestávku všech zaměstnanců na oběd, Počet dnešních přestávek se nezobrazuje.

Seznam přítomných

Seznam zaměstnanců, momentálně přítomných v práci. Nerozlišuje zaměstnance na dovolené, u doktora atd. Nezobrazuje tedy pouze zaměstnance kteří nemají na dnešek vytvořený žádný příchod (nejsou v práci). Jako první se červeně zobrazují zaměstnanci kteří mají z minula neodepsaný příchod a je třeba u něj vyplnit správné datum a čas odchodu z práce. V levém horním rohu se zobrazuje počet přítomných zaměstnanců. Seznam obsahuje vždy ikonu pro výpis , jméno zaměstnance a čas jeho příchodu. Ikona výpisu otevře měsíční výpis zaměstnance pro tento měsíc. Kliknutím na jméno zaměstnance se uprostřed zobrazí jeho karta.

Ovládání

Příchod

Provede se kliknutím na bílé tlačítko se svým jménem. Tím se Vám vytvoří se karta s příchodem typu normal a momentálním datumem a časem příchodu (čas odchodu bude prázdný). Vaše tlačítko zmodrá, což signalizuje vaší přítomnost ve firmě. Pokud se má jednat o jiný typ příchodu (Dovolená, Lékař, Služební cesta..), je třeba vyplnit řádně Typ.

Odchod

Kliknutím na modré tlačítko se zobrazí odchodový dialog s několika tlačítky – Odchod na přestávku, na služební cestu, k doktorovi nebo odchod z práce domů. Vespod jsou ještě zobrazena tlačítka pro odchod do konce pracovní doby - Služební cesta, Nemoc, Doktor, Placené volno a Dovolená (vhodné např. když odcházím k doktorovi v půlce dne a vím že do firmy se již nebudu vracet). Odchod na přestávku: Vytvoří novou kartu s typem Přestávka. Tlačítko se obarví na šedo. Po návratu z přestávky zaměstnanec klikne na své šedé tlačítko, přestávka se ukončí a tlačítko opět zmodrá. Odchod na služební cestu: Momentální příchod se ukončí (vyplní se datum a čas odchodu) a rovnou se vytvoří další příchod typu Služební cesta. Tlačítko zaměstnance zhnědne. Pokud se ze služební cesty vrací zaměstnanec na firmu, klikne si opět na své hnědé tlačítko, služební cesta se ukončí a zapíše se další Normal příchod, tedy tlačítko zaměstnance opět zmodrá. Pokud ze služební cesty jede zaměstnanec rovnou domů, může si z domova vyplnit čas odchodu, anebo druhý den v práci vyplnit datum a čas odchodu zpětně (tlačítko bude druhý den červené..). Odchod k doktorovi: Chování je stejné jako v případě odchodu na služební cestu, ovšem namísto typu Služební cesta se vyplní typ Doktor. Odchod: Při kliknutí na odchod domů se u momentálního příchodu automaticky vyplní datum a čas odchodu. Tlačítko opět zbělá, čímž je připraveno na další den.

Do konce dne: Zaznamená odchod z práce. Vyvoří novou kartu s typem dle kliknutého tlačítka, nastaví příchod na momentální hodnotu a odchod dopočítá tak, aby to zaměstnanci odpovídalo do konce jeho pracovní doby (obvykle 8 hodin)

Typy příchodů a barvy

Žádný příchod


Bílé tlačítko bez ikonky signalizuje zaměstnance který právě nemá žádný dnešní příchod. Kliknutím na tlačítko vytvoříte příchod typu Normal, tedy vytvoří se karta s momentálním datumem a časem příchodu a nevyplněným odchodem a tlačítko zmodrá.

Normální příchod


Normální příchod je zobrazen modrým tlačítkem bez ikonky. Signalizuje, že zaměstnanec je ve firmě a má typ Normal, tedy není ani na služební cestě, dovolené, přestávce apod. Kliknutím na toto modré tlačítko vyskočí odchodový dialog.

Práce doma


Na rozdíl od tlačítka normálního příchodu je v levém rohu zobrazena bílá ikonka domečku, signalizující práci doma. Jinak je chování stejné.

Přestávka


Šedé tlačítko značí zaměstnance co je normálně v práci, ale momentálně má přestávku. Zpravidla se jedná o obědovou přestávku. Doba strávená na přestávce se nepočítá do odpracované doby.

Služební cesta


Hnědé tlačítko s ikonkou silnice znamená že zaměstnanec odešel na služební cestu. Kliknutím na takové tlačítko se služební cesta ukončí a zaměstnanec normálně nastoupí do práce (modré tlačítko).

Doktor


Hnědé tlačítko s ikonkou kříže v kroužku symbolizuje zaměstnance který je momentálně u doktora. Kliknutím na tlačítko si vyberu jestli chci přijít normálně do práce (modré tlačítko), nebo zůstat doma jako nemocný (hnědé tlačítko), nebo čistě ukončit příchod k doktorovi (bez vytváření nového příchodu).

Nemoc


Hnědé tlačítko s ikonkou kříže znamená že zaměstnanec je nemocný. Kliknutím na tlačítko se nemoc ukončí a zaměstnanec přijde normálně do práce (tedy použitelné když se zaměstnanci udělá lépe a přijde do práce).

Dovolená


Žluté tlačítko s ikonkou krajinky značí zaměstnance toho času na dovolené. Kliknutím na tlačítko se nic nestane, karta s dovolenou se pouze zobrazí uprostřed (pro případnou změnu časů atd..)

Placené volno


Žluté tlačítko s ikonkou sluchátek znamená že zaměstnanec má placené volno a není v práci. Ťuknutím na tlačítko se placené volno ukončí a zaměstnanec přijde do práce (kdyby si to náhodou rozmyslel a přeci jen přišel). Placené volno se počítá do pracovní doby.

Neplacené volno


Hnědé tlačítko s ikonkou zákazu symbolizuje zaměstnance který má neplacené volno. Neplacené volno je použitelné například pro vybírání přesčasových hodin. Nezapočítává se do odpracovaných hodin, tedy je to stejné, jako kdyby zaměstnanec ten den neměl žádný příchod, slouží pouze k tomu aby ostatní věděli že tento zaměstnanec ve firmě není, případně proč není.

Neodepsaný příchod


Neodepsaný příchod je příchod, kdy se zaměstnanec zapomněl při odchodu odkliknout - tedy zaměstnancův poslední neuzavřený příchod. Tlačítko zaměstnance svítí červeně. Kliknutím na něj se nic nestane, dojde pouze k zobrazení neodepsané karty, u níž musí pak zaměstnanec ručně vyplnit datum a čas odchodu. Teprve poté tlačítko zbělá a je možné kliknout si na další (dnešní) příchod.

Editace karty

Zobrazená karta je libovolně editovatelná. Vždy stačí pouze přepsat hodnotu v poli. Editovatelná pole jsou Typ, Poznámka, Datum a Čas příchodu, Datum a Čas odchodu. Ostatní pole jsou pak automaticky kalkulovaná (Stav, Odpracováno, Přesčas), případně pevná a neměnná (jméno). Přepsaná hodnota se uloží do databáze v momentě opuštění pole. Každé přepsání pole je zaznamenávané do historie. U příchodového a odchodového data a času je možné pomocí tlačítka s hvězdičkou napravo rychle vyplnit aktuální datum a čas.

Mazání karty

Tlačítko , umístěné vpravo nahoře nad právě zobrazenou kartu tuto kartu smaže. Mazat je možné jakoukoliv kartu, což je vhodné například při špatně zadaném příchodu. Mazat kartu je možné také kliknutím na ikonku křižku v libovolném výpisu. Před smazáním se zobrazí dialog vyžadující potvrzení smazání.

Ovládání čipem

Systém je možné dovybavit čtečkou čipů (libovolnou čtečkou, chovající se jako klávesnice). Administrátor pak v systému může nastavit způsob chování - viz Administrace

Příchody pomocí čipu

Systém dovybavený čtečkou čipů a nastavený na ovládání pouze čipem zablokuje možnost klikání na příchodová tlačítka. Kliknutí se poté provede pouze přiložením čipu ke čtečce. Systém rozezná ke kterému zaměstnanci je ten který čip přiřazen a jeho kliknutí provede. Pokud se po kliknutí zobrazí výběrové menu, tak se ovládá již klasicky dotykem.

Registrace čipů

Spárování čipů s jednotlivými zaměstnanci dělá administrátor. V administraci zaměstnance klikne na tlačítko . Následným přiložením čipu ke čtečce dojde k zaznamenání kódu čipu do databáze a spárování je provedeno.

Jako čtečka čipů poslouží libovolná čtečka chovající se jako klávesnice, jako např. čtečky RFID 125 kHz, iButton Dallas čipů. Rovněž lze ale podobně vytvořit zabezpečení pomocí jednoduché čtečky čárových kódů - a každému zaméstnanci vytisknout čárový kód např. na mobilní telefon, nebo klíčenku.

Rozšiřující funkce

Hromadná tvorba příchodů

Kliknutím na tlačítko se otevře dialogové okno ve kterém lze zadávat jeden či více libovolných příchodů. Vhodné to je pro vytváření například týdenních dovolených. Dialogové okno vypadá podobně jako karta příchodu. Po výběru jména a typu příchodu který chceme vytvořit je možné si zvolit jestli se bude jedna o příchod pouze jednoho dne, nebo více dnů. Pokud se jedná o více dnů, uživatel vybírá počáteční i koncový den. Dále je možné vyplnit čas od kdy do kdy si příchody zadává. Výchozí hodnota je 8 hodin - od 7:00 do 15:00. V závislosti na délce pracovního úvazku by si to zaměstnanec při vytváření měl měnit. Kliknutím na tlačítko Vytvořit pak dojde k vytvoření těchto příchodů.

Historie

Veškeré akce které se v systému dějí jsou logované a zpětně dohledatelné. Pro nikoho není možné logování vypnout, ani pro administrátory. Logování je možné zobrazit kliknutím na tlačítko . Zobrazí se webová stránka s průhledem do textového pole s načtenými logy, časově seřazené (nejnovější jsou na první řádku). U každého řádku je zapsáno kdo jej způsobil a slovní popis toho co se stalo. Stránkami je možné listovat na pozdější, či dřívějśí záznamy. Záznamy je rovněž možné filtrovat.

Profil

Kliknutím na tlačítko otevřeme správu svého profilu. Toto tlačítko mají pouze řadoví zaměstnanci přihlášení pod svým účtem. Administrátoři mají namísto něho tlačítko Admin. Více k administraci viz Administrace.

Na kartě profilu je možné upravovat zaměstnance, který je právě přihlášen. Je možné u něj změnit Jméno, Příjmení, Login (přihlašovací jméno) a heslo (pomocí tlačítka na změnu hesla). Navíc je možné měnit e-mailovou adresu, na kterou chodí pravidelné docházkové reporty a pole Note, pro libovolnou poznámku.

Administrace

Kliknutím na tlačítko se dostaneme do administrátorského rozhraní. Pokud nemáme administratorsky profil, tak můžeme upravovat pouze detaily o sobě (viz sekce Profil). Pokud jsme přihlášení jako Administrátor, tak můžeme upravovat profily všem zaměstnancům, s rozšířenými pravomocemi, navíc přidávat a odebírat zaměstnance.

Administrátorské rozhraní je rozděleno na tři záložky. Na první záložce je možné upravovat profil všem zaměstnancům. Na rozdíl od zaměstnance, administrátor může editovat všechna pole. Tedy krom klasickýh políček (Jméno, Příjmení, login, změna hesla, e-mail, poznámka), je možné editovat tato políčka: Typ zaměstnance:
Aktivní - Aktivní zaměstnanec, má zobrazené příchodové tlačítko a monitoruje se mu docházka.
Bývalý - Bývalý zaměstnanec, nemá zobrazené příchodové tlačítko.
Imaginárni - Pomocný zaměstnanec, jedná se o pouze přístupové účty, ne reálné osoby. Nezobrazuje se jim tlačítko. Slouží například pro přihlašování docházkového terminálu ve firmě.
Administrator - Administrátorský přístup, mající správci systému, případně vedení firmy. Administrátoři mají plný přístup, můžou přidávat nové zaměstnance, měnit jim přístupová práva, hesla atd. Pokud některý zaměstnanec zapomene heslo, pouze administrátor mu jej může nastavit znovu. Při registraci systému jsou zadány přístupová práva pro hlavní účet. Tento účet je vždy administrátorský, není přenastavitelný a nelze jej smazat. V případě nechtěného odstranění všech administrátorů, slouží tento účet k jejich opětovnému nastavení. Bonusy umožňuje zaměstnancům vidět a upravovat bonusy všech ostatních zaměstnanců (vhodné např. pro účetní oddělení). Úvazek je zaměstnancův denní úvazek v hodinách. Jako výchozí je uváděna hodnota osmi hodin. Využívá se pro výpočty přesčasů a strávených hodin. Přesčas je zaškrtávací políčko, určující, zda se zaměstnanci bude nebo nebude počítat přesčas. E-mail Zaměstnancův e-mail, používané pro různé účely, například pro pravidelné zasílání zpráv s výpisy. Nastavit podřízené Tímto tlačítkem se vyvolá okno, kde lze zaskrtnout podřízené tohoto zaměstnance. Tomuto zaměstnanci pak budou chodit každý den zprávy na e-mail, pokud některý z jeho podřízených nebyl včera v práci, případně má špatně zadané příchody.

Dole jsou umístěna tlačítka pro výběr editovaného zaměstnance. Zaměstnanec, který je právě editován, je zvýrazněn černě. Poslední orámované tlačítko s plusem slouží k přidání zaměstnance (vytvoří se další zaměstnanec - bez jakéhokoliv vyplnění).

Po rozkliknutí stránky Nastavení systému. Na této kartě je možné měnit nastavení systému, stejně tak, jako se systém nastavoval při registraci.

V pravém horním rohu se nachází červené tlačítko, sloužící pro úplné smazání tohoto zaměstnance. Hlavní přihlašovací administrátorský účet, který rovněž svítí v seznamu zaměstnanců je nesmazatelný - aby nedopatřením nemohlo dojít k zablokování systému.

Výpisy

Systém umožnuje vygenerovat měsíční výpis, výpis všech příchodů v systému, výpis podezřelých příchodů, výpis přesčasů ke stávajícímu datu a výpis konkrétního dne.

Měsíční výpis docházky

Měsíční výpis je možné vygenerovat dvěma způsoby. Buď ťuknutím na tlačítko a zvolením menu Měsíční výpis nebo kliknutím na ikonku nalevo vedle zaměstnancova jména v seznamu přítomných zaměstnanců ().

Výpis vygeneruje seznam všech příchodů určitého zaměstnance za vybraný měsíc. Řádky jsou rozděleny podle týdnů a obsahují informace o prvním příchodu, posledním odchodu a celkové strávené době zaměstnance v práci. Pokud příchodů bylo za den více, tak se místo typu zobrazí tři tečky, v jejichž tooltipu jsou všechny postupně vypsány. Pod výpisem se zobrazují celkové sumy za odpracované hodiny, dovolené, nemoci a přestávky.

Červený text dole indikuje dny, které nejsou v systému zadány a je tedy nutné je doplnit.

Pod časovými součty se ještě zobrazuje pole Prémie, které je možné využít při generování měsíčního výpisu k vyplnění prémií za daný měsíc. Pole prémie je viditelné pouze pro zaměstnance, administrátora a osoby jež mají v profilu zapnuté oprávnění BONUSY. Editovat jej může pouze administrátor, nebo zaměstnancův nadřízený.

Dole je místo vyhrazené pro podpisy zaměstnance a nadřízeného (pro schvalování vytisknutých měsíčních výpisů) a tlačítka pod nimi slouží pro rychlý přechod o měsíc dopředu, nebo zpět.

Tisk výpisu - pro vytisknutí výpisu je potřeba stisknout na horní liště tlačítko EXPORT, které zobrazí nabídku exportu. Exportovat je možné do formátu PDF (pro tisk), XLS (pro další zpracování) či do formátu XML, což je formát pro účetní systém PAMICA.

Výpis všeho

Výpis veškeré docházky se generuje kliknutím na položku Výpis všeho v rozbalovacím menu výpisů. Vypíše všechny příchody (včetně přestávek aj.) seřazené sestupně dle data příchodu.

Výpis podezřelých

Výpis podezřelých ze systému vypíše všechny příchody, které jsou nějakým způsobem chybně zadané a neschválené. Chybně zadané příchody jsou:

  • Příchody u nichž se datum odchodu liší od datumu příchodu
  • Starší příchody (než dnešek) u nichž není vyplněno datum odchodu
  • Více příchodů, které se navzájem prolínají

    Stisknutím tlačítka dojde k nastavení podezřelého příchodu jako Schváleného, tedy nadále již nebude považován za podezřelý. Toto tlačítko je viditelné pouze pro administrátory a zaměstnancovy nadřízené a pokud je v systémovém nastavení zaškrtnut Schvalovací systém.

  • Výpis přesčasů

    Výpis přesčasů nevypíše příchody, ale vypíše seznam všech zaměstnanců, spolu s údajem jaký má ten jednotlivý zaměstnanec k tomuto času přesčas. (Kladná hodnota znamená přesčasové hodiny, záporná chybějící hodiny)

    Výpis dne

    Výpis veškerých příchodů za určitý den (včetně přestávek). V poli nahoře je možné vybírat jaký den se má zobrazit (výchozí zobrazení je dnešek).

    Obyklé příchody/odchody

    Přišel jsem do práce, ráno jsem byl u doktora:


    Kliknu si klasicky na Příchod, na kartě si vyplním Typ jako Doktor a doplním čas od kdy do kdy jsem byl u doktora. Tedy od – začátek pracovní doby, do – nynější čas. Poté opět kliknu na své tlačítko, čímž nastavím odteď normální příchod.

    Jsem nemocný, odcházím domů (k doktorovi), nebudu se již vracet do práce:


    Ťuknu si na své tlačítko, jako klasický odchod. V dialogu si kliknu na tlačítko Nemoc, pod nápisem Do konce dne.
    Pokud nejdu domů, ale jdu k doktorovi, postupuji obdobně, ale po vytvoření přepnu Typ Nemoc na Doktor.

    Odcházím z práce, zítra budu celý den na služební cestě:


    Kliknu si klasicky na odchod z práce. Po odchodu vytvořím nový příchod, kliknutím na tlačítko . V zobrazeném dialogu nastavím datum zítřek, typ jako Služební cesta, čas se automaticky nastaví dle mého úvazku (tedy pro 8-hodinový uvazek například 7:00-15:30). Kliknutím na tlačítko dojde k vytvoření tohoto příchodu. Příští den bude v docházce mé tlačítko svítit jako Služební cesta.

    Budu delší dobu na služební cestě:


    Stejně jako v předchozím případě si kliknu na tlačítko Nového příchodu, ale v dialogu zaškrtnu tlačítko Více dnů. Poté správně nastavím datumy od kdy do kdy budu na služební cestě a tlačítkem Vytvořit je vytvořím.

    Budu mít dovolenou:


    Viz výše, ovšem Typ se vyplní Dovolená.

    Přístup z mobilu/tabletu

    Do docházkového systému lze rovněž přistupovat z mobilního zařízení. Toto je zvlášť vhodné např. při služebních cestách. Přístup do docházkového systému z mobilního telefonu je pomocí webového rozhraní - otevřením web stránky docházkového systému (např. http://test.attendees.eu ) dojde k otevření přímo rozhraní pro mobilní zařízení.

    Přihlášení:


    Po načtení se zobrazí přihlašovací stránka. Zaměstnanec se přihlásí stejným uživ. jménem a heslem jako by se přihlašoval do klasické aplikace. Zaškrtnutím checkboxu lze zůstat na mobilu přihlášený natrvalo.

    Princip chování:


    Mobilní aplikace je na rozdíl od desktopového rozhraní značně omezená a lze v ní zadávat pouze aktuální docházku právě přihlášeného uživatele.

    Po přihlášení se zobrazí hlavička, sestávající z loga společnosti, jméno přihlášeného zaměstnance, aktuální stav jeho docházky - tedy jestli je nepřítomen (odešel), či přítomen spolu s typem příchodu v závorce - např. Služební cesta, Práce doma apod. Napravo je oranžové tlačítko pro bezpečné odhlášení.

    Pod tím se zpravidla nachází pole pro vypsání poznámky a série akčních tlačítek, které se mění na základě stavu zaměstnancovy docházky. Např. když zaměstnanec je nepřítomen, má možnost přijít rovnou do práce, případně odejít rovnou na služební cestu (jede-li z domova rovnou).

    Pole pro zapsání poznámky je identické jako pole pro poznámku v klasické desktopové verzi docházky. Vypsáním poznámky do mobilu tedy dojde k jejímu zobrazení i na desktopové verzi. To je vhodné zejména na služebních cestách, kdy zaměstnanec vypíše o jakou služ. cestu se jedná a ostatní si to poté můžou zobrazit.

    Typické příchody:


    Dovolená:


    Pokud je zaměstnanec ten den na dovolené, nepředpokládá se u něj přistupování do docházky. Pokud by náhodou musel dovolenou zrušit, má možnost kliknout si Příchod do práce. Tím se ukončí dovolená a vytvoří se nová karta s klasickým příchodem.

    Přestávka:


    V případě kdy je zaměstnanec na přestávce (např. obědové), jediná jeho možnost je vrátit se z přestávky. Po návratu z přestávky normálně pokračuje jeho původní příchod (ať už klasický, práce doma nebo sluzební cesta).

    Služební cesta:


    Při odchodu na služební cestu se do pole s poznámkou často píše o jakou služební cestu se jedná. Ze služební cesty má zaměstnanec široké možnosti dalších akcí - Přestávka, Odchod, Příchod do práce, Doktor, Dovolená po zbytek dne apod.

    Kniha jízd

    Pomocí mobilního přístupu lze v systému jednoduše a efektivně vést knihu jízd. Postup práce s knihou jízd je jednoduchý - administrátor systému každému zaměstnanci vytvoří jeho vozidlo a zadá k němu specifické údaje. Zaměstnanec potom v mobilní verzi po zadání libovolného příchodu vidí tlačítko s názvem jeho auta.

    Kliknutím na tlačítko s názvem vozidla které zrovna chce použít (jeden zaměstnanec může mít více vozidel, naopak jedno vozidlo může sdílet více zaměstnanců - nastavuje administrátor).

    Kliknutím na tlačítko dojde k zobrazení sekce pro zadání parametrů jízdy:
    Čas odjezdu - vyplňuje se automaticky dle času začátku momentálního příchodu (obvykle služební cesty)
    Čas příjezdu - obvykle se nevyplňuje. Odchodem ze služební cesty dojde i k vyplnění času příjezdu
    Místo odjezdu - Vyplňuje se automaticky dle zaměstnancova místa výkonu práce (to vyplňuje administrátor)
    Místo příjezdu - Vyplňuje se automaticky dle poznámky u momentálního příchodu (na obr. Brno)
    Start km - Vyplňuje se ručně, případně automaticky dle posledního stavu km vozidla (pokud byl zadán)
    Cíl km - Vyplňuje se ručně, případně se nevyplní, nechá se volný a zadáním Start km při další jízdě se toto zpětně vyplní automaticky
    Zpáteční - Checkbox, indikující že se jedná o zpáteční cestu a ne jen cestu tam. Reálný dopad to má na měsíční výpis knihy jízd, kde u zpátečních cest jsou dva řádky, namísto jednoho.

    Kliknutím na ikonku s pumpou je možné do systému zadat tankování (litry a cenu) a tím sledovat průměrnou spotřebu vozdila za každý měsíc.

    Pokud se s autem jezdí pouze služební cesty, je možné zadávat vždy jen jeden údaj (Start km nebo Cíl km). Systém si umí vše automaticky doplnit z ostatních jízd: Start km = Cíl km předchozí jízdy a Cíl km = Start km další jízdy. Záleží na zvyklosti každého zaměstnance - výsledek je stejný.

    Po vyplnění údajů je třeba stisknout tlačítko Hotovo - tím dojde k uložení jízdy. Tlačítko s názvem vozidla zežloutne. Jízdu je možné kdykoliv upravit stisknutím žlutého tlačítka s vozidlem.

    Odhlášení ze systému

    Odhlášení ze systému se provede stisknutím oranžového tlačítka v pravém horním rohu. Toto je jediný skutečně bezpečný způsob odhlášení ze systému. Tímto odhlášením rovněž dojde ke zrušení trvalého přihlášení (zaškrtávací pole Neodhlašovat, u přihlašovací obrazovky).

    FAQ - Časté dotazy

    Co dělat při ztrátě hesla

    Heslo z bezpečnostních důvodů není možné zasílat e-mailem. Při ztrátě hesla kontaktujte správce Vašeho systému s administrátorským přístupem, který Vám může nastavit nové heslo. V případě ztráty hesla do administrace je nutné kontaktovat administrátora systému Attendees (zde), který může obdobně nastavit nové administrátorské heslo.

    API - rozhraní pro komunikaci s jinými systémy

    Systém umožňuje komunikaci s ostatními aplikacemi, jako jsou např. firemní ERP systémy. Použitá technologie je REST, data jsou přenesena jako JSON. Přístup pomocí API rozhraní se nachází v podsložce /api/ kořenové složky systému (tedy např. test.attendees.eu/api/)

    API - Autentizace

    Aplikace - aplikace, která se docházkového systému dotazuje
    Systém - dochazkový systém

    Autentizace probíhá ve dvou krocích. V prvním kroku zavolá aplikace proces LOGIN spolu s uživatelským jménem, které se chce autentizovat. Pokud uživatel existuje a je nastavený jako Administrátor, pak systém vygeneruje tzv. TOKEN a vrátí jej uźivateli. Po dobu platnosti TOKENu může systém přistupovat k datům z databáze systému.
    Doba platnosti každého TOKENu je 10s. V druhém kroku musí aplikace vygenerovat hash přístupový klíč, který bude používat při přístupu k datům. Vygenerovaný klíč je platný pouze po dobu platnosti tokenu - po vypršení platnosti přestane klíč fungovat (systém začne navracet chybovou hláškou 403: Forbidden).

    Krok 1. - dotaz na TOKEN

    Aplikace pošle pomocí HTTP protokolu dotaz na adresu http://test.attendees.eu/api/login/uživatel/
    test je název docházkového systému
    uživatel je login uživatele. Musí se jednat o uživatele s administrátorskými právy

    Systém následně vrátí JSON řetězec s údaji o tokenu. Pokud token nemohl být vytvořen, vrátí pouze informaci login = false. Pokud se autentizace povedla, systém vrátí řetězec login = true, token a validity.
    Token je identifikátor, který je potřeba při každém dalším přístupu zakódovat do přístupového klíče (viz níže). Validity je informační - udává dobu konce platnosti tokenu ve formátu UNIX_TIMESTAMP.

    Krok 2. - vytvoření klíče

    Pro vytvoření klíče je nutné aby aplikace uměla pracovat s hashovacími funkcemi MD5 a SHA256. Struktura klíče je:
    SHA256(uživatel + SHA256(MD5(heslo)) + token)

    uživatel je login uživatele
    heslo je heslo uživatele
    token je token uživatele získaný v prvním kroku

    Příklad: Uživatel admin , s přihlašovacím heslem admin by při vygenerovaném tokenu d0b0a45d1d3f1217e6f09ee5acbfa04a měl přístupový klíč c34db6ccaef8fe0f02c38a2e7ac8c8296baea1081014e9c5bdcc0fcaa5b7e54a

    Takto vygenerovaný přístupový klíč poté aplikace používá při každém spojení se systémem. V syntaxi je tento klíč umístěn hned za složkou api, tedy např.
    http://test.attendees.eu/api/c34db6ccaef8fe0f02c38a2e7ac8c8296baea1081014e9c5bdcc0fcaa5b7e54a/

    API - Komunikace

    Aplikace - aplikace, která se docházkového systému dotazuje
    Systém - dochazkový systém
    Klíč - klíč pro přístup k datům - viz výše

    API plně podporuje veškerou CRUD komunikaci - tedy Create, Read, Update, Delete. Veškerá komunikace probíhá prostřednictvím protokolu HTTP.

    Create

    Dotazovací metoda POST. Syntaxe je jednoduchá - POST http://test.attendees.eu/api/klíč/tabulka/. Jako parametry dostává vždy dvojici pole=hodnota.

    Např. POST s adresou http://test.attendees.eu/api/klíč/auta/ a parametry IDOsoby=500, NazevAuta=Fáro1 dojde k vytvoření auta s názvem Fáro1 pro osobu ID 500

    Read

    Dotazovací metoda GET. Může se jednat o výpis všech záznamů v tabulce, výpis záznamu dle konkrétního ID či výpis záznamu filtrovaný dle hodnoty konkrétního pole.
    Výpis všech záznamů z tabulky: GET http://test.attendees.eu/api/klíč/tabulka/
    Výpis záznamu daného ID: GET http://test.attendees.eu/api/klíč/tabulka/id/
    Výpis záznamu filtrovaný dle hodnoty pole: GET http://test.attendees.eu/api/klíč/tabulka/pole/hodnota/

    Výpisy je možné ještě limitovat a filtrovat, přidáním GET parametrů LIMIT, OFFSET, ORDER, BY na konec syntaxe. Např. GET http://test.attendees.eu/api/klíč/tabulka/?limit=50&offset=10&by=Created&order=desc systém vrátí pouze prvních 50 záznamu, začínajícíh od desátého, seřazených dle času vytvoření, sestupně.

    tabulka - Tabulka ze které probíhá čtení. Struktura tabulek a polí viz níže
    id - číselný identifikátor záznamu - např. 1393 (zjistíme vylistováním tabulky)
    pole - Pole, dle kterého se má filtrovat. Např. AttendanceType. Struktura tabulek a polí viz níže
    hodnota - Hodnota pole, dle které se má filtrovat - např. normal

    Např. GET s adresou http://test.attendees.eu/api/klíč/osoby/typDochazky/normal/ vrátí všechny záznamy v tabulce osoby pro které platí typDochazky = 'normal'

    Update

    Dotazovací metoda PUT. Tímto způsobem je možné upravit již vytvořené hodnoty. Syntaxe - PUT http://test.attendees.eu/api/klíč/tabulka/id/. Jako parametry dostává vždy dvojici pole=hodnota. Voláním této syntaxe dojde k nastavení všech polí na novou hodnotu u záznamu v tabulce dle id

    Např. PUT s adresou http://test.attendees.eu/api/klíč/auta/387 a parametry NazevAuta=Škodovka ke změně auta ID 387 - jeho jméno se změní na Škodovka.

    Delete

    Dotazovací metoda DELETE. Takto je možné smazat některé záznamy. Syntaxe je podobná jako při UPDATE: DELETE http://test.attendees.eu/api/klíč/tabulka/id/. Tak dojde ke smazání záznamu z tabulky dle zadaného ID.

    Např. DELETE s adresou http://test.attendees.eu/api/klíč/auta/387 nevratně vymaže záznam s ID 387 z tabulky cars.

    API - struktura tabulek

    Z bezpečnostních důvodů je vnitřní struktura tabulek zasílaná na vyžádání.